구글 설문지(Google Forms)에서 엑셀 파일을 읽어서 자동으로 이메일을 보내는 방법

교사가 Google 양식을 제출한 후 학교를 대신하여 학생의 학부모에게 자동으로 이메일을 보내는 방법을 알아보세요.

학교는 고등학교에 등록한 학생들에게 이메일 계정을 제공합니다. 학교는 Google 양식을 게시했으며 모든 학생은 양식에 자신의 이름을 입력하여 이메일 주소에 대한 액세스를 요청할 수 있습니다.

단, 부모님의 동의가 필요합니다. 자녀가 요청을 제출하면 학생의 이메일 주소를 생성하기 전에 동의를 제공할 수 있도록 자녀의 부모에게 확인 이메일이 전송됩니다.

Google 스프레드시트에서 부모 데이터 조회

여기서 핵심은 학생의 부모에게 이메일을 보내야 한다는 것입니다. 이 데이터 자체는 Google 양식에서 사용할 수 없지만 학교는 학부모의 데이터가 포함된 Google 시트를 유지 관리하며 학생 이름을 기반으로 학부모의 이름과 이메일 주소를 가져오기 위해 조회를 수행합니다.

Google 양식이 제출되면 양식 응답과 함께 Google 시트에 새 행이 추가됩니다.

부모 레코드 시트에서 부모의 이메일 주소와 이름을 조회 하는 양식 응답 시트에 두 개의 새 열을 추가합니다. ArrayFormula를 사용하여 새 양식 응답이 제출된 후 양식 시트에서 부모의 데이터를 즉시 가져옵니다.

=ArrayFormula(
    IF(ROW(B:B) = 1, "Parent's Email",
    IF(NOT(ISBLANK(B:B)),VLOOKUP(B:B, Parents!$A$2:$C$100,3, FALSE),))
)

현재 행의 가 1이면 Row Number열 제목을 설정합니다. 이 경우에는 입니다 Parent's Email. 행이 1이 아니고 B열에 양식 데이터가 있는 경우 VLOOKUP상위 레코드 시트에서 양식 응답 시트로 일치하는 데이터를 가져오는 데 사용합니다.

학생의 부모에게 이메일 보내기

첫 번째 단계는 Google 마켓플레이스에서 Document Studio를 설치하는 것입니다. 그런 다음 Google 양식 응답을 저장하는 Google 시트로 전환하고 확장 프로그램 > Document Studio > 열기로 이동하여 추가 기능을 시작합니다.

새 워크플로를 만들고 설명이 포함된 이름(예: )을 지정합니다 Send Consent Letters to Parents. 작업 화면에서 새 이메일 작업을 만들고 "이메일 보내기" 드롭다운에서 부모의 이메일 필드를 선택합니다.

 

최종 이메일 템플릿은 다음과 같습니다.

이중 중괄호로 묶인 자리 표시자를 포함하여 Google 스프레드시트 수식의 양식 답변 및 값을 포함 할 수 있습니다.

워크플로 화면 으로 전환 Save하고 옵션을 켭니다 Run on Form Submit. 이렇게 하면 양식 제출 트리거가 내부적으로 활성화되고 새 양식이 제출될 때마다 워크플로가 실행됩니다.

 

Google 양식으로 이동하여 샘플 응답을 제출하면 학생의 부모에게 전송된 동의 이메일 사본이 표시됩니다.

동일한 워크플로우에서 파일 만들기 작업을 추가하여 Microsoft Word 또는 PDF로 동의 문서를 생성할 수도 있습니다. 이것은 이메일 메시지에 자동으로 첨부될 수 있으며 부모는 서명된 사본을 이메일로 보낼 수 있습니다.

도움이 필요하면 이 자습서 - Google 양식 응답에서 계약 생성을 참조하십시오.

 

*참조한 훌류한 원본 글 링크: https://www.labnol.org/email-student-parents-220907

 

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